Zeitfresser im Sekretariat, davon können auch Sie ein Lied singen. Doppelte Arbeit, unübersichtliche Datenmengen und gleichzeitig noch Zusatzprogramme für buchhalterische Aufgaben. Mit unseren 5 Tipps zur Zeitoptimierung in Ihrem Schulablauf gewinnen Sie wertvolle Kapazitäten zurück und nutzen gleichzeitig Ihren Alltag effektiv und sinnvoll.

1. Ordnung und Struktur, Stauraum und Ablage

Auch im Zeitalter der Digitalisierung landet immer noch viel Papier auf Ihrem Schreibtisch. Ein gut organisiertes Ablagesystem verhindert sinnlose Suchprozesse und lässt Sie immer finden, was Sie benötigen. Legen Sie sich entsprechende Ordner zu den jeweiligen Themen an, und pflegen Sie diese jeden Tag. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch sorgen Sie zusätzlich für eine übersichtliche Struktur, minimieren Ihren Zeitaufwand für einzelne Aufgaben und beschleunigen effektiv Ihr Arbeitspensum.

2. Verantwortlichkeit klären

Soll Ihr Sekretariat effektiv funktionieren, so ist es wichtig, eine ganz klare Aufgabenverteilung zu haben. So weiß jeder was er zu tun hat, kann sich darauf fokussiert konzentrieren und die Verantwortung für seine zu erledigenden Aufgaben übernehmen. Dies entlastet nicht nur die einzelnen Mitarbeiter im Sekretariat und Lehrkräfte an Ihrer Schule, sondern verbessert auch den reibungslosen Ablauf der Schulverwaltung.

3. Schnittstellen eliminieren

Schnittstellen entstehen, wenn Verwaltungsarbeiten zuerst von dem einen Mitarbeiter bearbeitet, und anschließend von einem weiteren beendet werden müssen. Hier bilden sich sogenannte „Liegezeiten“ da der zweite Mitarbeiter noch an einer anderen Aufgabe ist. Optimieren Sie für einzelne Mitarbeiter den Arbeitsfluss, indem Sie, oftmals historisch gewachsene Arbeitsschritte zusammennehmen, und als Routinearbeiten bündeln. So bleibt der Mitarbeiter im Sekretariat bei einer Aufgabe, erledigt sie bis zum Abschluss und erhöht dadurch die Effizienz seiner Arbeitsweise.

4. Ergebnisse dokumentieren, ablegen und archivieren

Damit jeder zuständige Mitarbeiter stets Zugriff auf sämtliche Informationen und aktuelle Daten hat, ist es von unschätzbarem Wert, wenn Akten, erledigte Aufgaben und wichtige Unterlagen dokumentiert, abgelegt und archiviert sind. So muss keiner lange rätseln und suchen, wenn es darauf ankommt, hilfreiche Informationen zu unterschiedlichen Vorgängen zu haben. Zusätzlich können Sie Möglichkeiten ins Auge fassen, dass jeder Mitarbeiter, nach Ihren Vorgaben, selbstständig ebenfalls Notizen und Ergänzungen zu Vorgängen angeben kann. Das ist Arbeitsteilung und Arbeitserleichterung auf hohem Niveau. Und das ganz ohne Schnittstellen.

5. Software- Wahnsinn erfolgreich bekämpfen

Je mehr Aufgaben Sie am PC erledigen, desto mehr Programme benötigen Sie. E-Mail, Buchhaltung, Schülerverzeichnis, und so viele mehr. Das ist doppelte Arbeit durch doppelte Einträge zu 100% gewährleistet. Vergegenwärtigen Sie sich einmal, mit wie vielen Softwareprogrammen und vermeintlichen Lösungen Sie arbeiten. Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf, dann sollte die Prozessoptimierung Ihrer PC-Lösungen an erster Stelle stehen.

Mit der ATLANTIS-Schulsoftware haben Sie nur noch eines für ALLE internen und externen Aufgaben Ihres Sekretariats. Hier laufen alle schulischen Aktivitäten, Schülerverzeichnisse, Klassenbücher und der E-Mail-Versand in einem Programm zusammen und optimieren Ihre Arbeitszeit und Sie behalten über jeden Vorgang den Überblick.

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