Absenzenverwaltung für Schulen

Abwesenheiten, Entschuldigungen & Krankmeldungen von Schülern einfach digital verwalten.

Alle wichtigen Funktionen zur Absenzenverwaltung von Schulen vereint, um in dem alltäglichen Chaos von Entschuldigungen, Befreiungen und Fehlzeiten den Überblick zu behalten – ganz ohne Papierkram.

Effiziente  Absenzenverwaltung sorgt für weniger Stress & Zeitaufwand im Schulalltag

Die Funktion zur Absenzenverwaltung (Modul: Klassentagebuch) bietet alle wichtigen Funktionen, um dem alltäglichen Chaos im Sekretariat in Bezug auf Entschuldigungen, Befreiungen und Beurlaubungen zu entkommen und damit Zeit für andere Aufgaben zu schaffen.

Durch die Erfassung von Absenzen gewinnt sowohl die Lehrkraft, als auch das Sekretariat einen Überblick über die Absenzen des Tages, einer Klasse oder von einzelnen Schülern. Abwesenheiten, Fehltage und Befreiungen lassen sich so zentral verwalten. Dies ermöglicht eine schnelle Erkennung von Häufungen oder unentschuldigten Abwesenheiten von Schülern. Wie das Absenzenmanagement in Atlantis Ihrer Schule dabei helfen kann, mehr Effizienz in den Arbeitsalltag zu bringen und Aufwände zu minimieren, erfahren Sie im Folgenden.

Online Entschuldigung: Verspätungen und Abwesenheiten können der Schule einfach online gemeldet werden

Über den Online-Zugang haben Eltern und Erziehungsberechtigte die Möglichkeit eigenständig Absenzen, Verspätungen oder Krankmeldungen direkt an die Schule zu übermitteln.

Vor Unterrichtsbeginn reichen Erziehungsberechtigte Krankmeldungen für ihre Kinder in Form einer Online Entschuldigung ein. Schülerinnen und Schüler können dies selbstständig durchführen. So profitieren Schüler und Sekretariat von unkomplizierten, digitalen Krankmeldungen – wohingegen telefonische Krankmeldungen überflüssig werden.

Erziehungsberechtigte oder erwachsene Schülerinnen und Schüler, welche keinen Zugang zur Online-Entschuldigung für die Schule haben (z.B. Login vergessen, kein Internetzugang) können natürlich weiterhin telefonische Krankmeldungen an das Sekretariat übermitteln. Die Schulverwaltung kann dies dann manuell in ATLANTIS eintragen.

Ein Antrag auf Beurlaubung kann von Schülerinnen / Schülern und Erziehungsberechtigten gleichermaßen gestellt werden. Sollten spezielle Gründe (z.B. religiöse Feiern, Hochzeit, Geburt oder auch schwere Erkrankungen) vorliegen, so kann ein Urlaubsantrag für die Schule digital eingereicht werden.

Vorteile:

  • Selbstständig Verspätungen oder Fehlzeiten melden

  • Kein Dauerklingeln des Telefons in Ihrer Schulverwaltung mehr

  • Keine händische Nachtragung von Absenzenzetteln

  • Erfassungs- und Übertragungsfehler werden eliminiert

Info über Abwesenheit, Verspätung oder Fehlen von Schülern übergreifend verwalten

Die Absenzenverwaltung ist mit weiteren Modulen, wie etwa dem Digitalen Klassenbuch und der Klassenverwaltung verknüpft. Dies ermöglicht es, den gesamten Prozess der Abwesenheiten-Verwaltung Ihrer Schule maßgeblich zu vereinfachen und drastisch zu beschleunigen.

In der folgenden Grafik finden Sie eine beispielhafte Darstellung, wie mit ATLANTIS Fehlzeiten per Software für die Schule abgebildet werden. Die jeweilige Lehrkraft und Sekretariatsverwaltung können in einem zentralen Dashboard alle Abwesenheiten überblicken und erfassen. Die gemeldeten Verspätungen oder Absenzen von Schülern

  • Die Meldung geht zentral in der Klassenverwaltung ein

  • Sekretariat und Lehrkräfte haben vollen Überblick

  • Effiziente Absenzenverwaltung aller Schüler einer Klasse

  • Fehlzeitenverwaltung der Schule wird vereinfacht und zentral gesteuert

Bestätigung der Abwesenheit in wenigen Klicks

Im Dashboard der Schulsoftware kann nun das Sekretariat oder die verantwortliche Lehrkraft die Abwesenheit oder Krankheit des Schülers / der Schülerin mit wenigen Klicks bestätigen.

ATLANTIS unterscheidet dabei ganz klar zwischen verschiedenen Ursachen der Abwesenheit. So ist die Abwesenheit aufgrund von Verspätung eine Feststellung der Lehrkraft oder basiert auf einer Meldung durch die Erziehungsberechtigte(n). Abwesenheit aufgrund von Krankheit bzw. Krankmeldung von Schülern stellt einen separaten Fall dar und wird dementsprechend separat im Dashboard angezeigt. In der Fehlzeiten Software lässt sich also unterscheiden, welcher Ursache die Absenz zugrunde liegt.

  • Klarheit über die Ursache der Abwesenheit

  • Alle Abwesenheitsmeldungen von Schülern im Überblick

  • Eindeutige Kennzeichnung spezifizieren die Art der Abwesenheit in der Absenzenverwaltung

Eltern & Erziehungsberechtigte behalten online die Übersicht über Abwesenheiten und Fehlzeiten

Gerade in bestimmten Jahrgangsstufen (z.B. in der Grundschule oder Unterstufe) ist das Fehlen eines Schülers/einer Schülerin ein hochrelevantes Thema. Erscheint ein Schüler/eine Schülerin nicht im Unterricht, so gilt es, das Fernbleiben über einen Anruf bei den Eltern aufzuklären. Für Eltern und Erziehungsberechtigte ist eine verlässliche Auskunft über die Abwesenheiten ihres Sprösslings wichtig.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein verschuldetes Fernbleiben (z.B. Verschlafen, Bus verpasst) handelt, oder um entschuldigtes (z.B. aufgrund von Krankheit + Arztbesuch). Das digitale Klassenbuch von ATLANTIS ermöglicht Eltern und Erziehungsberechtigten eine Auskunft über die Absenzen in der Schule.

Dabei können Sie die folgenden Daten einsehen:

  • Datum & Wochentag der Abwesenheit
  • Dauer (Stunde von:bis)
  • Grund für Abwesenheit
  • Entschuldigt oder nicht Entschuldigt
  • Gesamtübersicht aller Fehlstunden

Anwesenheitskontrolle in der Schule leicht gemacht

Zu Beginn des Unterrichts wird in Klassen jeder Schule die Anwesenheit aller Schülerinnen und Schüler geprüft. Die Lehrkräfte haben durch das digitale Klassenbuch jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Informationen und sehen sofort, ob Absenzen gemeldet sind oder nicht.

Zudem können sie sofort erkennen, welche Art von Abwesenheit vorliegt – Verspätung, Krankmeldung o.ä. Bei Häufigen Fernbleiben oder Schulabsentismus bei speziellen Ereignissen (z.B. Schulabsentismus/Schulabstinenz wegen Prüfungen, oder Terminen zur Leistungsermittlung) kann gezielt vorgegangen und Ursachen erörtert werden.

Über den Anbieter

ATLANTIS ist ein Produkt der SWH Softwarehaus Heider GmbH. Die Schulverwaltungssoftware, der Alleskönner für Ihre gesamte Verwaltung.

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Fragen & Anworten zur Funktion:

Absenzenverwaltung

Die Funktion “Absenzenverwaltung” gehört zum Zusatzmodul “Klassentagebuch” und kann zum Basis-Verwaltungsmodul ergänzend integriert werden. In diesem kann die gesamte Fehlzeitenverwaltung gemanaged, sowie vom Unterricht fernbleibende Schülerinnen/Schüler, Absenzen oder Verspätungen, Fehltage und Urlaubsanträge eingesehen und verwaltet werden.

Einfache Erfassung von:

  • Entschuldigungen per Telefon, Fax, E-Mail
  • fehlenden Schülern
  • Verspätungen
  • Befreiungen
  • Beurlaubungen

Suche nach Schülern (z.B. Eltern wissen bei Anruf die Klasse nicht) wird erleichtert. Zudem können unentschuldigt fehlende Schüler hervorgehoben und adressiert werden.

Durch die Dokumentation von unentschuldigten Fehlzeiten haben die Verwaltung jederzeit eine aktuelle Auskunft über:

  • Heute fehlende Schüler
  • Absenzen / Verspätungen einer Klasse
  • Absenzen / Verspätungen eines einzelnen Schülers
  • Fehltagestatistik

Ja, über das online-Modul von ATLANTIS können Eltern und Erziehungsberechtigte die Abwesenheit ihrer Kinder einfach und bequem melden.

Eine Fehlzeitenstatistik wird individuell bereitgestellt. So behalten Sie stets den Überblick, wie viele Fehlstunden/Tage ihr Sprössling hat, welche davon entschuldigt waren und welche nicht.

Absolut! Durch die direkte Schnittstelle zum Sekretariat und den Überblick aller Entschuldigungen/ Krankmeldungen haben Lehrkäfte mehr Zeit für den Unterricht.

Aber auch um die Unterrichtsstunden herum bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge – denn die Botengänge wegen Absenzenzetteln von Schülern zwecks Fehlzeiten-Verwaltung in das Sekretariat entfallen.

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