Berichtswesen, Auswertungen & Statistiken: Für die Verwaltungsabteilungen von Bildungsträgern ist dies ein wesentlicher Teil der Arbeit. Um die Arbeit der Verwaltung zu erleichtern, ist nicht nur eine gute Datenerfassung und Datenqualität wichtig, sondern auch passgenaue Auswertungen und Berichte.

In einem früheren Blog-Artikel haben wir bereits skizziert, welche vielfältigen Berichtsformen eine leistungsstarke Verwaltungssoftware für Bildungsträger abbilden kann. In diesem Artikel wollen wir nun weitere Beispiele geben, wie sich das Berichtswesen gestalten kann.

Die Perspektive der Auswertung kann variieren. Sehr wesentlich ist meist die Perspektive pro Schüler*in und die Perspektive pro Maßnahme / Kurs. Sämtliche Daten, die dazu notwendig sind, sind üblicherweise im Schulverwaltungsprogramm erfasst. Ein Datenexport und anschließende Analyse in einem Programm wie Excel ist zwar möglich, aber nicht nur extrem zeitaufwendig sondern auch aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch. Deshalb werden die benötigten Reports und Berichte für Bildungsträger in der Software direkt definiert und stehen dem Anwender fortan zur Verfügung. Modifikationen sind anschließend selbstverständlich stets möglich.

Berichtswesen für Bildungsträger: Zeitplan & Unterrichtseinheiten im Überblick

Bei der Gestaltung und Planung eines Kurses oder einer Maßnahme, in diesem Beispiel einer Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement (IHK), ist eine initiale Übersicht für viele Anwender sehr wichtig.

Insbesondere der schnelle Überblick, welche Unterrichtsform für welchen Zeitraum geplant ist, erleichtert der Verwaltung die Arbeit. So gibt es eine Vielfalt von Unterrichtsformen: normalen Unterricht, Praktikum, Selbstlernen / E-Learning, praxisbegleitender Unterricht oder sonstige Förderstunden. Selbstverständlich sollte auch erfasst sein, wann Ferien bzw. kein Unterricht geplant ist. Eine komprimierte Auswertung kann sowohl den Schülern und Schülerinnen zur Verfügung gestellt werden, als auch für interne Zwecke der Kursplanung genutzt werden (Bild siehe oben).

Anwesenheit und Abwesenheit wochenscharf auswerten: Möglichkeiten für Bildungsträger

Wenn ein Schüler oder eine Schülerin nicht die notwendigen Stunden in den entsprechenden Kursen der Ausbildung / Weiterbildung besucht, wird es mit dem angestrebten Zertifikat bzw. Abschluss nicht klappen. Um auch auf administrativer Ebene frühzeitig zu erkennen, welche Schüler und Schülerinnen sich in eine solche Situation bewegen, ist eine kursübergreifende Auswertung von An- und Abwesenheiten essentiell. Dabei gibt es in vielen Fällen auch unterschiedliche Regeln zur “Mindestanwesenheit” je nach Unterrichtsform. Eine Auswertung sollte dies selbstverständlich mit berücksichtigen.

Das Beispiel zeigt eine Zusammenfassung der An- und Abwesenheiten je Unterrichtsform und entsprechender Kalenderwoche.

 

Eine ähnliche Auswertung kann sich dabei nicht nur auf einen Überblick beschränken, sondern die An- und Abwesenheit auch pro Fach / Kurs darstellen. Insbesondere in einer mehrjährigen Ausbildung oder Weiterbildungsmaßnahme ist dieser Überblick wichtig. Falls ein Schüler- oder eine Schülerin in einem Kurs eine hohe (unentschuldigte) Abwesenheitsquote hat, muss hierzu eine entsprechende Kommunikation eingeleitet werden. Unter Umständen kann die Ausbildung nicht beendet werden, bzw. es muss eine Alternative erarbeitet werden, um dennoch die notwendigen Kriterien zu erfüllen.

 

Berichtswesen operationalisieren: Prüflisten für An-Abwesenheit erleichtern Administration für Bildungsträger

Jede Auswertung kann nur die Qualität der ihr zugrunde liegenden Daten haben. Um das Thema Datenqualität im Prozess hochzuhalten, können Bildungsträger “Prüfregeln” definieren und mit diesen gezielt dafür Sorge tragen, dass der jeweilige Dateninput auch sinnvoll und stimmig ist. Gleichzeitig kann in bestimmten Situationen – beispielsweise wenn ein Abwesenheitsgrund nicht erfasst wurde – eine nachträgliche Erfassung angeordnet werden.

Die Vielfältigkeit der Auswertungen zeigt: Eine gute Schulverwaltungssoftware versetzt Bildungsträger in die Lage, ihre Geschäftsprozesse mit guten Auswertungen so zu unterstützen, dass administrativer Aufwand minimiert und Zeit gespart wird. Datenqualität und Auswertungsqualität gehen dabei Hand in Hand.

Falls auch Sie erfahren wollen, wie eine professionelle Schulverwaltungssoftware Sie in Ihren Geschäftsprozessen unterstützen kann, freuen wir uns auf Ihre Anfrage.

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