Die Anforderungen in der Schulverwaltung sind aufwendig und zeitintensiv. Kaum eine andere Verwaltungsform bedient so viele unterschiedliche Aspekte und benötigt so individuelle Kenntnisse. Und das Arbeitspensum wird stetig erhöht, da immer mehr Verwaltungsaufwand anliegt. Da benötigt es eine gute Organisation und eine stetige Weiterentwicklung in der Vorgehensweise.

Mit unseren 7 Tipps zur Optimierung Ihrer Verwaltungsaufgaben optimieren Sie Ihren Zeitaufwand und behalten dennoch die Übersicht.

1. Personalisierte Einzel- und Serienbriefvorlagen

Professionalität wirkt, wenn alle Dokumente aus Ihrem Hause identische Rahmenbedingungen einhalten. Sie sparen Zeit und Kapazität, wenn Sie hier auf ein Repertoire zurückgreifen können, in welchem Sie immer das richtige Dokument für die passende Gegebenheit finden. Und zwar bereits mit passendem Briefkopf, Logo und entsprechenden Textbausteinen. So erledigen Sie nicht nur Serienbriefe, Anschreiben genauso effektiv wie Angebote, sondern minimieren auch das Einschleichen von Fehlern.

2. Stammdaten und Adressdatenbank

Gerade in einer Schule wimmelt es nur so von Namen und Adressen. Von Schülern, Lehrkräften bis hin zu Lieferanten, Behörden und Ausbildungsstätten. Sie tun sich gut daran, eine zentrale Adressdatenbank mit allen nötigen Stammdaten zu haben. Sie erhalten somit einen schnellen Zugriff auf das große Spektrum Ihrer Stamm- und Adressdaten und können diese bei Bedarf nach bestimmten Kriterien sortieren. Besonders komfortabel für Sie: Die Adressdatenbank kann von jedem PC in Ihrem Hause bedient und aktuell gehalten werden.

3. Dokumentenprozesse optimieren

Was früher auf Ihrem Schreibtisch mit Hilfe von „Postkörbchen“ geregelt wurde, funktioniert in der Zeit von E-Mails, PDFs und Datenbanken nicht mehr. Ein heilloses Durcheinander hemmt Ihren Arbeitsablauf und verursacht Stress in Ihrem Zeitmanagement. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System regeln Sie das Ablegen, Suchen und Finden von Unterlagen. Dokumente können verarbeitet, verändert und weitergegeben werden. Sie legen zudem Berechtigungen fest, wer was wann finden und verändern darf. So sparen Sie kostbare Zeit und Nerven

4. Elektronisches Klassenbuch

Ein Klassenbuch, welches Ihren Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches minimiert, kann nur elektronisch sein. Sie müssen Eintragungen nicht hinterherrennen oder schwierige Handschriften entziffern. Auf einen Blick erfassen Sie alle nötigen Eintragungen zu Unterrichtsstunden, Fehlzeiten und können komfortabel wichtige Informationen für Schulstatistiken mit einem Blick entnehmen. Bei unvollständigen Lehrereintragungen müssen Sie es nicht hinterhertragen, und bereits entschuldigte Schüler dokumentieren. Durch die elektronische zentrale Dokumentation bleiben Sie und Lehrkräfte stets auf dem aktuellsten Stand des Tages.

5. Vertretungssituation lösen

Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Stundenplänen und bewahren Sie Fassung bei einem Lehrerausfall, auch kurzfristig. Mit einem digitalen Vertretungsplan haben Sie die Freistunden von Lehrkräften auf einen Blick und können sie als Vertretung einsetzen. Auch Ausfallstunden können Sie schnell unter Lehrer und Schüler publizieren, ohne zeitaufwendigen Telefondienst oder Papierkram. Erstellen Sie zudem komplett neue Stundenpläne ohne Gefahr einer Doppelbelegung.

6. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

Ein hohes Arbeitsaufkommen hat die Buchhaltung Ihrer Schule. Damit dies reibungsloser und strukturierter den Zeitfaktor minimiert, bieten Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung einen erheblichen Mehrwert für alle Schulen, insbesondere für Privatschulen, ebenso wie für Berufsschulen. Ihre kaufmännischen Prozesse, wie Klassenfahrten, Schüleranmeldegebühren oder Kantinenbewirtschaftung werden in wenigen Schritten nicht nur qualitativ aufeinander abgestimmt, sondern hochwertig auf Ihren Arbeitsablauf optimiert.

7. Digitalisieren von ALLEN Verwaltungsaufgaben

Mit der Atlantis- Schulsoftware vereinen Sie alle aufkommenden Verwaltungsaufgaben Ihrer Schule in einem System und verschlanken effizient Ihre Verwaltung. Sie brauchen keine mehreren Programme für unterschiedliche Tätigkeitsfelder innerhalb Ihrer Schulverwaltung. Sondern arbeiten mit nur einer Software, erzielen hierdurch eine enorme Zeitersparnis und reduzieren den Arbeitsaufwand des Einzelnen.

Nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf und erfahren Sie noch heute die umfangreichen Vorteile der ATLANTIS- Schulsoftware!

Fazit: Die Digitalisierung der Schulverwaltung birgt eine immense Verschlankung des Zeitfaktors in Ihrer Schule. Doch für jeden einzelnen Arbeitsschritt mehrere Programme zu nutzen, birgt nicht nur Gefahren für doppelte Arbeit, sondern ist demnach auch kontraproduktiv, wenn Sie Zeit einsparen und trotzdem effizient Ihren Verwaltungsaufwand optimieren möchten.

Setzen Sie daher auf Atlantis- Schulsoftware! Der Allrounder unter den Verwaltungsprogrammen für Schulen.

+49 9405 9559-0